Condomínios: Providências para o final de ano

Para quem acredita que as preocupações dos síndicos e das administradoras de condomínio no final de ano se resumem somente em decoração de Natal está equivocado.

Existem muitas situações que tiram o sossego dos gestores dos condomínios nessa época do ano, como por exemplo, a segurança no condomínio no período de férias, o dissídio dos funcionários, 13º salário, as gratificações de Natal, os impostos, a previsão orçamentária para o próximo ano, entre muitos outros quesitos importantes.

E para ajudar a organizar a administração do condomínio neste final de ano, separamos uma série de dicas, como obrigações, cuidados, e questões administrativas que jamais devem ser esquecidas, principalmente nesta época do ano.

Planejamento

Organização é um item primordial para o fim de ano. Um condomínio que possui planejamento, costuma estar preparado para todas as possíveis situações que o fim de ano costuma causar. Sendo assim, não passam por tantos problemas e evitam grandes confusões.

Para conseguir evitar a inadimplência, geralmente causadas pelas viagens de fim de ano, envie com antecedência os boletos, ou alertas da cota condominial de janeiro. Dessa forma, os riscos são menores de o condomínio ficar muito no prejuízo, ao se tratar dos condôminos que estão ausentes.

Convoque uma Assembleia para poder definir sobre a previsão orçamentária, já que a mesma é muito importante, e os moradores precisam ter conhecimento do planejamento administrativo, e precisam aprovar as novas medidas que serão tomadas.

Geralmente acontece um aumento no último trimestre do ano, por conta dos gastos que essa época costuma ocasionar. Por isso, deduza isso, e acrescente na previsão orçamentária do próximo ano, assim, evitará aumento cota condominial de fim de ano, fazendo com que ela esteja prevista no planejamento, e também com que seja dividida durante o ano todo.

Segurança

Apesar de ser um ano atípico, geralmente no fim ano alguns condomínios ficam vazios, por conta das férias. E mesmo em meio a pandemia, muitos condôminos mantiveram suas viagens marcadas, e irão se ausentar. Mas nem todos os condôminos ficam em alerta quanto a segurança do condomínio nessa época do ano, e cabe aos administradores de condomínios em alertá-los e também em orientá-los a como agir em certas situações de risco.

Os alertas também servem para os funcionários, pois os criminosos ficam à espera de um simples descuido para agirem. Algumas alternativas são os cursos de segurança. Mas não deixe de espalhar informativos e orientações sobre algumas medidas de segurança.

Decoração

Os especialistas costumam dizer que decoração de Natal boa é a decoração que está sendo reutilizada. Converse com os moradores do condomínio, você poderá ter ideias ou receber dicas importantes de como conseguir decorar o condomínio sem gastar muito, ou até mesmo usando a decoração que já tem, só que de uma forma diferente das outras vezes utilizadas.

É bom sempre pesquisar um tempo antes, separe os orçamentos e apresente-os em Assembleia. Na hora de comprar, lembre-se do primeiro item dessa dica, escolha a decoração que você poderá utilizar de alguma forma nos anos seguintes.

É normal que exista alguns problemas em relação a decoração, uma porque é algo pessoal, pois se trata do gosto de quem as escolheu, e segundo, porque não é fácil mesmo agradar a todos, por isso é sempre importante que as escolhas principais sejam votadas em Assembleia, para evitar problemas maiores.

Colaboradores

Se o condomínio possui funcionários próprios, você deverá planejar e organizar um esquema de plantão para o Natal e para o Ano Novo. Se o condomínio possuir uma administradora, o síndico deve definir isso junto com a mesma sobre a escola dos funcionários. Após definido, oficialize a decisão e recolha a assinatura de todos, mostrando que todos estão de cientes e de acordo.

Caso precise utilizar folguistas ou funcionários terceirizados durante esse período, informe os condôminos e o restante dos funcionários. Mas lembre-se de escolher profissionais que façam parte de agências especializadas, assim você irá garantir a segurança de todos.

O 13° salário dos colaboradores, como também Cestas de Natal, Panetones, ou qualquer outro benefício extra, deve constar na previsão orçamentária do ano, e de preferência que já tenha sido parcelado em 12 vezes nas cotas que foram pagas durante o ano.

Caso os funcionários sejam terceirizados, o ideal é consultar a terceirizada sobre as questões trabalhistas dos funcionários, como o 13°, as gratificações, cestas, e etc.

13° Salário

Colaboradores do próprio condomínio tem o direito de receber o 13° salário de acordo com as definições da CLT.

Os funcionários que forem terceirizados não recém o 13° salário do condomínio, tendo em vista que as obrigações trabalhistas pertencem à empresa que terceiriza o serviço. Mas, não deixa de ser comum que o condomínio ainda faça um agrado a esses funcionários, os presenteando com cestas de Natal.

Os síndicos também podem receber o 13° salário, mas precisa constar essa decisão na Convenção do condomínio, onde está definida a forma de pagamento do síndico. Se na Convenção constar que o síndico recebe 12 salários por ano, o 13° não é legal. Porém, se o condomínio resolver gratificar o síndico pelos serviços prestados durante o ano, é permitido propor em Assembleia esse ato.

Fundo de reserva

Alguns síndicos acabam não incluindo o fundo de reserva na previsão orçamentária, logo, não dissolveram nas mensalidades do ano os gastos desse período. É por isso que grande parte dos síndicos ao se depararem com o orçamento apertado pensam logo em utilizar o fundo de reserva, mas é errado. Esse fundo somente deve ser utilizado para emergências que envolvam manutenção e conservação do condomínio, e precisa ter aprovação mediante Assembleia Geral Extraordinária específica.

O síndico e administradora precisam terminar o ano bem, ou seja, alinhado, para que o próximo ano não comece com problemas no planejamento e muito menos no financeiro.

Fonte: Síndico Legal