Essa escolha exige critérios rigorosos, uma vez que essa empresa terá acesso a recursos financeiros, dados e informações sensíveis do condomínio e dos moradores.

A especialista em gestão condominial Rosely Schwartz, autora do livro Revolucionando o Condomínio (Ed. Benvirá) e membro do GEAC (Grupo de Excelência e Administração de Condomínios) do CRA-SP, explica que o síndico é o responsável legal pelo condomínio, inclusive no que diz respeito ao acompanhamento do trabalho da administradora. A empresa contratada será a parceira do síndico e integrará a equipe de gestão.

Entre as atribuições da administradora, estão:

•Organizar os documentos e a pasta de prestação de contas

•Elaborar os demonstrativos financeiros de receitas e despesas

•Emitir os boletos para o pagamento da cota condominial

•Gerar a folha de pagamento dos funcionários do condomínio e os contratos dos prestadores de serviço

•Gerenciar todas as obrigações fiscais e tributárias s do condomínio

•Assessorar o síndico em todas as movimentações financeiras e trabalhistas

•Gerenciar a conta corrente, inclusive os fundos de reserva e de benfeitorias

•Pagar as despesas mensais do condomínio

Tantas funções exigem uma administradora plenamente capacitada a exercê-las e comprometida, ou o condomínio pode sofrer graves consequências legais. Rosely Schwartz elencou 10 itens que devem ser observados com atenção antes desta contratação:

1.Consultar ao menos 3 empresas, com levantamento cadastral completo, incluindo ações e denúncias em órgãos de defesa do consumidor. Verifique se o CNAE (Classificação Nacional de Atividade Econômica) da empresa corresponde ao código 6822-6/00, indicado para administração de condomínios;

2.Verificar se a administradora é registrada no CRA (Conselho Regional de Administração) e se possui um responsável técnico também registrado, uma vez que a administração de condomínios faz parte das atividades do administrador, sendo a profissão regulamentada pela Lei nº 4.769/1965.

3.Observar se a empresa possui como escopo de trabalho a redução de custos e a preservação do patrimônio, sempre dentro da legislação vigente;

4.Visitar condomínios que a empresa já tem como cliente, bem como suas instalações;

5.Checar se a movimentação dos recursos financeiros do condomínio será realizada em conta individual e em nome do condomínio. Esse sistema dará maior segurança e transparência, facilidade de consulta ao extrato e aos resultados de aplicações financeiras, simplificando, também, a conciliação bancária. Deve-se evitar a conta pool, em que todos os recursos recebidos de todos os condomínios atendidos pela administradora irão para uma conta em nome da administradora e todos os pagamentos de todos os clientes também sairão dessa mesma conta. Não há um extrato do banco, mas um relatório emitido pelo sistema da própria administradora. Esse tipo de movimentação aumenta muito a possibilidade de fraude.

6.Verificar se o modelo de demonstrativo financeiro que a empresa utiliza permitirá realizar a gestão dos recursos, sem a necessidade de retrabalho para compreender a posição de cada conta e certifique-se de que este abrange o mesmo que o condomínio utiliza para suas contas, sendo o mais indicado do 1º dia do mês ao último;

7.Contratar um escritório de advocacia independente da administradora. Hoje a própria OAB proíbe a venda casada, ou seja, que a administradora ofereça serviços de advocacia para os seus clientes;

8.Contratar empresa de auditoria especializada em condomínio, que seja independente da administradora, para analisar as contas mensalmente, de forma preventiva, caso o conselho do condomínio não tenha tempo e conhecimento para realizar a avaliação. Essa ação dará ao síndico e aos condôminos maior tranquilidade de que tudo está sendo realizado dentro das normas;

9.Verificar quais valores podem ser adicionais além do cobrado mensalmente, evitando surpresas como cobrança por cópias, emissão de boleto, registro de ata e acompanhamento tributário de terceiros;

10.Observar no contrato qual a responsabilidade da administradora em caso de erros cometidos por ela e certificar-se de que a empresa se compromete a atender às exigências legais e normativas.

por Rosely Schwartz via condominiosc.com.br